使わないが文書保管の必要な書類が山ほどある

使わないが文書保管の必要な書類が山ほどある

もう二度と引っ越しはしたくないと思った。
大物のデスクやロッカー等の運搬は業者にお願いした。
しかし、要保存の文書については、一束の書類、一枚の書類、それを梱包した一箱の段ボールでも、行方不明になったら致命的なことになる。
だから、他人には任せられないのだ。
自分の仕事のなかで文書保管ということが極めて重要なことだと気づいた。
実際毎日の仕事で使用する文書というのは数種類に限られている。
事務用鞄に収まる程度だ。
しかし、その日や、その時によって、どの文書が必要になるかはわからない。
それでも、必要になりそうな可能性のある文書量は、せいぜい大きなロッカー一つ分程度である。
しかしそれは自分が保存している文書全体の2割程度にすぎない。
残りの8割にあたるまず1年間開く可能性はないが保存しておかなければならない書類が問題なのだ。
それでもきちんと収まっていて引っ越しにでもならなければ、普通はその問題は顕在化しない。
しかし今回、私は文書保管の方法を根本的に考え直さなければならない事態に遭遇している。

ロッカーの床がへこんだのは文書保管の仕方が悪かった

今回引っ越すことになったのには少し訳がある。
開業時に借りていたビル内の事務所は賃料が高かったため、更新を向かえた3年目に経費節減のためにワンルームマンションに移った。
ワンルームマンションでも事務所可の物件で、賃料はそれまでの3分2程度となった。
ところが、このワンルームからまた引っ越しを余儀なくされる。
問題は文書保管なのだ。
ワンルームに移ってからどんどん書類が増えてきたため、その8割を占める「使うことはまずないが要保存の書類」はファイルに閉じ、ワンルーム括り付けのロッカー内に横に積み重ね置きしていた。
そろそろロッカーの余裕も少なくなりどうしようかと思っていた矢先、異常に気づく。
みしっと聞こえたような気がした。
括り付けのロッカーの床がわずかにへこみ始めている。
まずい。
やはりワンルーム括り付けのロッカーは事務所使いを想定した造りではなく柔いのか。
壊したら修理費を負担しなければならない。
仕方なく、ロッカーからファイルを3分の1ほど出して事務所の壁際に積み上げた。
ここは2年更新なので、あと半年で次の更新が来る。
大事に至らないうちにここを出ることにした。
今回の引っ越しは文書保管が原因なのだ。

文書保管から書類溶解処理まで任せられる会社がある

結局また、ビル内の事務所に戻ることになった。
今度は壁際に今までの2倍の広さの鍵付きロッカーが備え付けられていて文書保管については当分のあいだ問題ないだろう。
しかし、引っ越しで段ボールを運ぶのに何十回とエレベ—ターで往復した。
そもそもこれらの文書は、親会社の年一回の監査や税務署の調査でも入らなければ、開くこともない書類ばかりだ。
でも一枚たりとも失くしたりするといざというときは問題だ。
多少お金がかかってもどこかに預けられないか。
トランクルームというのを目にするが、無人でだれでも近寄れるような場所にあるのでセキュリティー上の心配がある。
もう少ししっかり管理してくれることがあれば良いのだが。
文書の中では、紙のままで保存しておかなければならないものはわずかで、内容さえ分かれば良いものがほとんどなので、それらはPDF化すれば良い。
ただ自分でいちいちスキャンをすると膨大な時間を取られる。
そのようなことを任せられそうな会社をあたってみると、書類溶解処理サービスも提供している会社が目に止まった。
不必要な文書をシュレッダーするのも大変な作業だ。
そこに一切の文書保管を任せると保存期間の管理もしてくれ、保存期間が過ぎると自動的に溶解処理サービスへの移行も可能なようである。
今回の引っ越し騒ぎで文書保管の方法を真剣に考えなければならないことに気づいた。
お部屋を有効利用、文書保管サービス
そして文書保管のサービスを専門とする会社の存在を知ることになった。
他人が困っていることに商機ありということか、感心させられた。


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